La sinergia entre agencias de viajes y departamentos de enoturismo de las bodegas

El enoturismo, o turismo del vino, ha crecido exponencialmente en popularidad en los últimos años, atrayendo a entusiastas del vino de todo el mundo. Esta forma de turismo no solo permite a los visitantes degustar vinos excepcionales, sino que también les ofrece la oportunidad de sumergirse en la cultura y la historia de las bodegas y sus entornos. En este contexto, las agencias de viajes desempeñan un papel crucial al conectar a los turistas con las bodegas y sus experiencias de enoturismo. La gestión eficiente de las reservases esencial para garantizar una experiencia satisfactoria tanto para los turistas como para las bodegas.

A continuación, exploramos en detalle cómo se gestionan estas reservas, destacando cuatro métodos principales de colaboración: Tramitación, Venta Libre, B2B e Integración/API, junto con otras posibles formas de cooperación.

1. Tramitación: solicitud y confirmación de reservas

En el método de tramitación, las agencias de viajes envían solicitudes de reserva a las bodegas por cada cliente interesado en una experiencia de enoturismo. Este proceso implica varios pasos clave:

• Recepción de Solicitudes: La agencia de viajes recopila información detallada del cliente, incluyendo las fechas preferidas, el número de personas y cualquier requerimiento especial.
• Envío de Solicitudes: La información recopilada se envía a la bodega, generalmente a través de correo electrónico o un sistema de reservas en línea específico.
• Confirmación de Reservas: La bodega revisa la disponibilidad y responde a la agencia con una confirmación o una propuesta alternativa si las fechas solicitadas no están disponibles.
• Comunicación al Cliente: Una vez recibida la confirmación, la agencia informa al cliente y procede con los siguientes pasos del viaje.

Este método tiene la desvetaja de la falta de inmediatez. Es una solución lenta y poco operativa debido al tiempo requerido para la confirmación manual de cada reserva. No la recomendamos. Los enoturistas, - como consumidores y usuarios que son - suelen ser muy impacientes. Quieren sus tickets "para ayer". "El hoy" ya es tarde. Los departamentos de enoturismo de las bodegas no están 24/7 los 365 días del año para poder dar confirmación de reservas. Personalmente me he encontrado con numerosas bodegas que no abren los correos electrónicos y/o no atienden las llamadas.

2. Venta libre: sin limitación de cupo

El modelo de venta libre permite a las agencias de viajes vender experiencias de enoturismo sin restricciones de cupo específico en el momento de la venta. Este método se basa en la confianza mutua y la previsión de la bodega sobre su capacidad de gestión:

• Acuerdo previo: Las agencias y las bodegas establecen un acuerdo que permite a la agencia vender paquetes de enoturismo sin necesidad de confirmación previa para cada reserva individual.
• Control de capacidad: La bodega gestiona internamente su capacidad para asegurarse de que pueden acomodar a todos los visitantes previstos.
• Notificación de ventas: Las agencias de viajes informan periódicamente a las bodegas sobre las reservas realizadas, generalmente en forma de informes semanales o mensuales.

Este enfoque agiliza el proceso de ventas y permite a las agencias ofrecer una experiencia más inmediata a los clientes, aunque requiere una sólida coordinación y planificación por parte de las bodegas para evitar sobrecupos.

La desventaja de esta opción es que la mayoría de las bodegas cuentan con aforos máximos de mesas, sillas, copas, etc., y por este motivo es desaconsejable en la mayoría de los supuestos.

3. B2B: Acceso Directo a Plataformas de Reservas

Las bodegas que disponen de un sistema B2B (Business to Business), tipo CRM como por ejemplo el de EnoTicket.com pueden proporcionar acceso directo a sus plataformas de reservas a las agencias de viajes.

Este método tiene varias ventajas:

• Acceso en tiempo real: Las agencias pueden ver la disponibilidad en tiempo real y realizar reservas directamente en el sistema de la bodega.
• Automatización del proceso: La automatización reduce la necesidad de comunicación manual y minimiza los errores humanos.
• Gestión de reservas: Las agencias pueden gestionar y modificar reservas de manera autónoma, proporcionando una mayor flexibilidad a sus clientes.

El acceso B2B permite una mayor eficiencia y rapidez en el proceso de reserva, beneficiando tanto a las agencias como a las bodegas. El CRM de EnoTicket lo hace todo en decimas de segundo: gestiona el cobro, reparte el dinero entre la bodega y la agencia de viajes, emite los tickets y las facturas. Sin lugar a dudas, en esta era de la digitalización, y acostumbrada la gente a comprar por Amazon, Aliexpress, etc es imprescindible que las bodegas cuenten con una herramienta de gestión y comercialización para llevar un exhaustivo control sobre sus experiencias, cartera de clientes, transacciones, facturas, agenda, etc.

EnoTicket a día de hoy es utilizado por más de 600 agencias de viajes [+ info]. Es la opción más recomendable.

4. Integración/API: Conexión con Plataformas de Terceros

La integración a través de APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones) representa la forma más avanzada de colaboración entre agencias de viajes y bodegas. Mediante esta tecnología, las agencias pueden conectarse directamente a los sistemas de reservas de las bodegas o a plataformas de terceros con las que ambas partes estén integradas. Los pasos principales incluyen:

• Desarrollo de la Integración: Las bodegas y las agencias colaboran con desarrolladores de software para establecer la conexión entre sus sistemas. EnoTicket ya tiene diseñada una API para que estas empresas no tengan que invertir en complejos y costosos programas informáticos.
• Intercambio de datos en tiempo real: La API permite el intercambio instantáneo de datos de disponibilidad y reservas.
• Actualización continua: Las actualizaciones de disponibilidad y confirmaciones de reservas se realizan en tiempo real, garantizando información precisa y actualizada.

Ejemplo de integración de API en la Web www.elvinodelmes.es. Se trata de un plugin gratuito de Wordpress que está conectado a la API de EnoTicket para de esta forma estén todas las experiencias actualizadas sin que el webmaster de la Web tenga que estar actualizando sus contenidos. El mapa buscador se actualiza automáticamente y vende solo. Sencillamente es una maravilla.

Este método es ideal para grandes agencias de viajes que manejan un volumen significativo de reservas, proporcionando una experiencia fluida y eficiente para los clientes.

Otras Posibilidades de Colaboración

Además de los métodos mencionados, existen otras formas en que las agencias de viajes pueden colaborar con las bodegas para gestionar las reservas de enoturismo:

- Consignación: Las agencias compran un cupo de reservas por adelantado y luego las revenden a sus clientes. Esto asegura a las bodegas un número mínimo de visitantes y permite a las agencias ofrecer disponibilidad garantizada. La desventaja es la falta de conocimiento sobre el aforo disponible de plazas.
- Paquetes Personalizados: Las agencias trabajan junto a las bodegas para crear paquetes de enoturismo personalizados que incluyen visitas, catas, alojamiento y transporte. Estos paquetes pueden ser promovidos y vendidos directamente por las agencias. En este supuesto las agencias de viajes "funcionan" como organizadores de enoturismo. Llevan total control del aforo y disponibilidad de tickets.
- Eventos Especiales: Las bodegas organizan eventos especiales (como vendimias o festivales de vino) y las agencias se encargan de la promoción y venta de entradas, gestionando las reservas y la logística.

La colaboración entre agencias de viajes y departamentos de enoturismo de las bodegas es esencial para ofrecer experiencias memorables a los turistas del vino. Desde la tramitación personalizada hasta la integración tecnológica avanzada, cada método de gestión de reservas tiene sus propias ventajas y desafíos. La clave del éxito radica en la comunicación efectiva y la planificación conjunta, asegurando que tanto las agencias como las bodegas puedan satisfacer las expectativas de los clientes y promover el crecimiento del enoturismo de manera sostenible.